Politique de confidentialité

Hub6 est un cabinet multidisciplinaire offrant notamment des services juridiques, comptables et en ressources humaines, et à ce titre collecte des renseignements sur des personnes identifiables ou permettant d'identifier une personne (ciaprès les « Renseignements personnels »).

La présente politique de confidentialité (ci-après la «  Politique  ») régit les pratiques de Hub6 inc. (collectivement ci-après « nous » ou « Hub6  ») en ce qui concerne la collecte, le traitement et l’utilisation, la divulgation et la conservation des Renseignements personnels que vous fournissez à Hub6.

Hub6 est fermement engagé pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels que nous collectons, traitons et contrôlons. La présente Politique vise à vous informer quant à comment nous recueillons les Renseignements personnels à votre sujet, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances nous pouvons les communiquer ou partager.

1. Qui est visé?

Les droits et obligations décrits dans la Politique s'appliquent à tous les individus, à savoir notamment nos employés et professionnels, clients, fournisseurs, collaborateurs, candidats, internautes et aux utilisateurs du site Web www.hub6.com (ci-après le « Site Web ») et à tout tiers, relativement auxquels nous obtenons des Renseignements personnels (ci-après collectivement les « Utilisateurs » ou « vous »).

Nous sommes responsables des Renseignements personnels qui nous sont confiés par l’ensemble des Utilisateurs.

2. Engagements de Hub6

Nous nous engageons à collecter uniquement les Renseignements personnels nécessaires pour accomplir la fin pour laquelle vous avez requis nos services, et à utiliser ces Renseignements personnels conformément à cette fin ou tel qu’exigé par les lois applicables, incluant sans limitation les règles d’éthique professionnelle.

Hub6 s’engage également à ne pas vendre vos Renseignements personnels et à protéger ceux-ci contre toute divulgation ou accès non autorisé en conformité avec ses obligations légales et professionnelles.

Dans la mesure où nous avons besoin de partager vos Renseignements personnels, dans le cadre d’un mandat, avec un partenaire autorisé de Hub6 – par exemple un fiscaliste international ou un expert spécialisé dans une certaine matière, nous nous engageons à vous en aviser et à nous assurer que tel partenaire autorisé comprenne et respecte vos droits. Tel partenaire devra également se conformer aux lois locales en matière de protection de la vie privée, le cas échéant, lesquelles peuvent différer de celles en vigueur dans votre juridiction de résidence.

Nous pouvons avoir à partager vos données également avec les tribunaux ou le gouvernement, si cela est exigé par la loi.

3. Votre consentement

En fournissant vos Renseignements personnels, vous consentez à l’utilisation et à la communication desdits renseignements conformément à la présente Politique. Ainsi, vous nous autorisez à collecter, à utiliser et à partager les Renseignements personnels que vous nous fournissez, afin qu’ils soient communiqués ou utilisés conformément aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous collectons uniquement les Renseignements personnels nécessaires.

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez retirer ce consentement de la manière prévue aux présentes. Toutefois, le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement de vos Renseignements personnels avant le retrait de celui-ci.

Si vous ne consentez pas à la présente Politique, veuillez ne pas divulguer vos Renseignements personnels, ne pas utiliser le Site Web ou, le cas échéant, envoyer un courriel ou un message au responsable de la protection des Renseignements personnels chez Hub6 en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Renseignements » ci-dessous.

4. Quels Renseignements personnels collectons-nous?

En vue de rendre nos services, nous devons obtenir et traiter des informations, incluant certaines données hors ligne ou en ligne, et notamment des Renseignements personnels.

Les Renseignements personnels que nous collectons sont surtout des renseignements d’identification et authentification, et peuvent comprendre :

Dans le cas d’employés ou candidats à un emploi, Hub6 peut également recueillir des informations professionnelles, lesquelles peuvent comprendre :

Nous ne collectons aucun Renseignement personnel vous concernant, sauf si vous nous le fournissez volontairement ou nous fournissez votre consentement à sa collecte par tout autre moyen.

En outre, Hub6 peut recueillir automatiquement certaines données techniques sur votre visite du Site Web, notamment, mais sans s’y limiter, certaines données de trafic, le type de périphérique que vous utilisez, l’adresse IP et la localisation géographique, le système d’exploitation de l’Utilisateur, le fournisseur de services Internet, le type de navigateur Internet que vous utilisez, le nom de domaine, les heures d’accès, la durée de la visite, l’URL de référence, le marquage de la date et de l’heure et la page de sortie, et des témoins de connexion (« cookies »), ainsi que des renseignements sur la façon dont vous utilisez le Site Web (les « Données techniques »).

Lorsque vous parlez avec nous par téléphone, vous pourriez nous fournir des Renseignements personnels pendant l’appel, et ces Renseignements personnels pourraient être consignés dans des notes écrites.

5. Comment utilisons-nous vos des Renseignements personnels?

Hub6 s’engage à utiliser les Renseignements personnels de tout Utilisateur conformément à la fin pour laquelle le Renseignement personnel a été communiqué par l’Utilisateur en question. Seuls Hub6, son personnel et ses partenaires autorisés auront accès à ces informations. Hub6 s’engage à veiller à ce que ses employés et partenaires autorisés soient informés de leur obligation de garantir la sécurité et la confidentialité de vos Renseignements personnels, dans le cadre de la communication et/ou la consultation de Renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser et divulguer des Renseignements personnels aux fins suivantes :

Nous utilisons les Données techniques dans le but d’établir des rapports sur le Site Web et d’analyser les tendances d’utilisation. De plus, cela nous permet de détecter les problèmes liés à notre serveur, de gérer le Site Web, de suivre les déplacements des internautes, et d’utiliser et de recueillir des informations démographiques générales. Consultez la rubrique « Témoins de connexion (cookies) » ci-dessous pour en savoir plus.

6. Conservation, partage et transfert transfrontalier des Renseignements personnels

Les Renseignements personnels collectés par Hub6 sont conservés uniquement pour le temps nécessaire :

Lorsque les Renseignements personnels recueillis ne sont plus requis pour ces fins, Hub6 s’engage à détruire ou anonymiser ceux-ci. Alors que la destruction est un processus d’élimination définitif, l’anonymisation signifie que vos Renseignements personnels sont modifiés afin qu’ils ne permettent plus de vous identifier directement ou indirectement, et ce, de façon irréversible. La destruction et l’anonymisation sont effectuées de façon sûre et sécuritaire, selon les meilleures pratiques reconnues et selon les critères et modalités déterminés par les lois applicables.

Lorsque vous fournissez des Renseignements personnels à Hub6, vous acceptez que ces renseignements puissent être transférés électroniquement par Internet à Hub6, et que les Renseignements personnels puissent également être transférés, stockés, hébergés et traités pour le compte de Hub6, par un tiers. Hub6 utilise des serveurs privés infonuagiques pour le stockage de vos Renseignements personnels.

Si nous devons partager des Renseignements personnels avec des fournisseurs tiers, notamment afin d’en assurer la sécurité et la protection, Hub6 s’assurera que la protection et la confidentialité de ces renseignements répondent à la présente Politique et demandera à ces fournisseurs de s’y conformer. Les fournisseurs tiers ne sont autorisés à utiliser les Renseignements personnels que dans le but de rendre leurs services à Hub6, et les Renseignements personnels ne peuvent pas être divulgués ou transférés par ce tiers sans le consentement de Hub6.

Vos Renseignements personnels sont habituellement hébergés au Canada et/ou aux États-Unis. Dans le cas où Hub6 utilise les services d'un fournisseur tiers pour héberger et stocker les Renseignements personnels qu'elle recueille, ce fournisseur tiers peut être situé dans un autre pays. Ainsi, vous consentez par les présentes au transfert de Renseignements personnels vers des pays autres que le Canada ou les États-Unis, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays de résidence, et Hub6 tiendra les entreprises à l’extérieur du Canada ou des États-Unis responsables, en vertu de la loi applicable, de tous les Renseignements personnels qui pourraient leur être transférés.

En vertu des lois applicables, nous pouvons être tenus de partager des Renseignements personnels avec un tiers. Par exemple, nous pouvons être tenus de dévoiler des Renseignements personnels à la suite d’une ordonnance du tribunal, d’une citation à comparaître ou d’un mandat. De plus, sous réserve des lois applicables, nous pouvons fournir volontairement des renseignements afin d’assister les forces de l’ordre dans une investigation ou lorsque la divulgation est nécessaire à la protection de nos systèmes, de notre entreprise ou des droits d’autrui, incluant pour des raisons de sécurité.

Nous partagerons vos Renseignements personnels uniquement des manières décrites ci-dessus et en conformité aux lois de protection des données applicables.

7. Droits des Utilisateurs et législation applicable

En tant que responsable du traitement de vos Renseignements personnels, Hub6 s’engage à se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des Renseignements personnels en fonction de la juridiction où se situe l’Utilisateur.

Hub6 recueillera, traitera, stockera, divulguera et éliminera les Renseignements personnels que vous nous soumettez conformément aux lois relatives au droit à la vie privée applicables dans la juridiction où vous vous trouvez, incluant sans limitation les lois applicables dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada applicables, les lois applicables sur le territoire de l’Union européenne et aux États-Unis. Hub6 s’engage plus particulièrement à respecter, selon la juridiction de résidence de l’Utilisateur, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, incluant les mises à jour apportées par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD).

Vous pouvez exercer les droits que vous confèrent les lois applicables en écrivant à notre responsable de la protection des Renseignements personnels identifié dans la section « Renseignements » ci-dessous. Vous serez alors contacté dans un délai raisonnable afin de vérifier votre identité avant que votre demande ne soit traitée.

8. Droits d’accès, de correction, d’opposition et de retrait

Hub6 s'engage à confirmer l’existence ou la non-existence de Renseignements personnels vous concernant, à vous donner accès à ceux-ci, le cas échéant, et à les corriger suivant vos indications, le cas échéant. En effet, il est de votre responsabilité de nous fournir des Renseignements personnels qui s’avèrent vrais et exacts et vous devez nous informer de toute modification à l’égard de ceux-ci.

Vous disposez par ailleurs d’un droit d’opposition et de retrait concernant vos Renseignements personnels, à savoir la possibilité de demander que vos Renseignements personnels ne figurent plus dans un dossier de consultation, de distribution ou de transmission, ou retirer votre consentement à tout moment, tel que susmentionné.

Veuillez noter que nous pourrions, dans les limites permises par la loi applicable, ne pas être en mesure de répondre aux demandes de supprimer vos Renseignements personnels si cela est nécessaire pour :

Vous pouvez limiter l’utilisation de vos Renseignements personnels et refuser que vos Renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées au cours de la collecte.

Finalement, vous pouvez, en tout temps, supprimer votre compte client ainsi que les renseignements qui y sont associés.

Afin d’exercer ces droits, nous vous invitons à communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des Renseignements personnels identifié dans la section « Renseignements » ci-dessous. Toute demande d’exercice de vos droits nécessitera au préalable que vous soyez en mesure de justifier de votre identité. Dans tous les cas, nous traiterons les demandes d’accès ou de modifications conformément à la législation applicable.

9. Province de Québec

Hub6 s’engage à respecter tous les droits et obligations stipulés par les législations et réglementations applicables en matière de protection des informations personnelles dans la collecte et le traitement de vos données personnelles. Plus particulièrement en ce qui concerne les Utilisateurs de la province de Québec, Hub6 s’engage à:

  1. En cas d'incident de confidentialité impliquant des Renseignements personnels (« Incident »), prendre des mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice pour les Utilisateurs concernés et pour empêcher qu'un tel Incident ne se reproduise;
  2. Tenir un registre des Incidents, dont une copie peut être demandée, et doit être fournie sur demande, par la Commission d'accès à l'information (« Commission ») ;
  3. Aviser la Commission et les Utilisateurs concernés sans délai en cas d'Incident présentant un risque grave de préjudice ;
  4. Effectuer une évaluation des facteurs reliés à la vie privée (« ÉFVP ») avant de divulguer des Renseignements personnels sans le consentement des Utilisateurs concernés pour des raisons d'étude, de recherche ou de statistique ;
  5. Effectuer une ÉFVP avant que des Renseignements personnels ne soient divulgués ou communiqués à l'extérieur du Québec ; et
  6. Traiter et exécuter promptement toute demande de portabilité des Renseignements personnels par l'Utilisateur.

10. Témoins de connexion (cookies)

Les témoins de connexion ou « cookies » sont de petits fichiers simples qui, au fur et à mesure que vous naviguez sur les différentes pages de ce Site Web, sont téléchargés et stockés par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur ou autre appareil que vous utilisez afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que votre préférence linguistique par exemple. Les cookies ne peuvent pas être utilisés pour exécuter des programmes ou transmettre des virus à votre ordinateur ou appareil. Les cookies vous sont attribués de manière unique et ne peuvent être lus que par un serveur Web du domaine qui vous a envoyé le cookie.

Les informations qui y sont stockées pourront être restituées à nos serveurs ou aux serveurs des tiers concernés lors d’une visite ultérieure, le tout permettant d’améliorer et personnaliser votre expérience lors de cette prochaine visite.

Nous utilisons les cookies pour comprendre votre utilisation de notre Site Web afin d’en améliorer le contenu. Nous pouvons également utiliser des cookies pour vous proposer des services qui correspondent à vos intérêts, tel que ceux-ci sont identifiés via le Site Web. Si vous choisissez de fournir des Renseignements personnels par le biais de notre Site Web, ces Renseignements personnels peuvent être liés aux cookies stockés et aux informations qu’ils contiennent.

L'un des principaux objectifs des cookies est de fournir une fonctionnalité pratique pour vous faire gagner du temps. Le but d'un cookie est d'indiquer au serveur Web que vous êtes retourné sur une page spécifique. Par exemple, si vous personnalisez les pages Hub6 ou si vous vous inscrivez sur le Site Web ou les services Hub6, un cookie aide Hub6 à rappeler vos informations spécifiques lors de visites ultérieures. Cela simplifie le processus d'enregistrement de vos informations personnelles, telles que les adresses de facturation, les adresses de livraison, etc. Lorsque vous retourner sur la même page de Site Web, les informations que vous avez fournies précédemment peuvent être récupérées, afin que vous puissiez facilement utiliser les fonctionnalités Hub6 que vous avez personnalisées.

Vous avez l’option de gérer les témoins de connexion sur votre ordinateur, alors que vous disposez de la possibilité de les accepter ou décliner. Tous les principaux navigateurs acceptent automatiquement les cookies, mais vous permettent de bloquer ou de supprimer les ceux-ci de votre système ; toutefois, la désactivation des cookies peut restreindre votre utilisation de notre Site Web et/ou certaines de ses fonctionnalités. Pour en savoir plus sur votre capacité à gérer les cookies, veuillez consulter les fonctions de confidentialité de votre navigateur.

11. Enfants mineurs

Nous nous engageons à protéger la vie privée des enfants et encourageons les parents et les tuteurs à jouer un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants, et à veiller sur les intérêts de ces derniers. Nous ne collectons pas intentionnellement de Renseignements personnels auprès d’enfants de moins de quatorze (14) ans et ne ciblons pas les enfants de moins de quatorze (14) ans sur notre Site Web.

Si vous êtes parent et apprenez que votre enfant nous a communiqué des Renseignements personnels, nous vous invitons à prendre contact avec le responsable de la protection des Renseignements personnels chez Hub6 en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Renseignements », afin que celui-ci puisse procéder à la suppression des Renseignements personnels de votre enfant dans les meilleurs délais.

12. Sécurité

Hub6 veillera à ce que les Renseignements personnels soient stockés en toute sécurité à l’aide d’un logiciel moderne tenu à jour et que des mesures appropriées soient mises en place pour garantir la sécurité des informations et éviter leur partage non autorisé.

Lorsque vos informations personnelles sont transférées, stockées, hébergées et/ou traitées pour le compte de Hub6 par un tiers, Hub6 cherche à appliquer les moyens de transfert et de stockage les plus sécurisés. Cependant, malgré les pratiques et les procédures de Hub6, aucune méthode de transmission par Internet ou de stockage électronique n’est pleinement sécurisée, et nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez, Hub6 n’étant tenu à ce titre que par une obligation de moyen. Par conséquent, vous acceptez que Hub6 ne soit d’aucune façon responsable des dommages subis par vous ou un tiers en raison d’un accès non autorisé à des Renseignements personnels ou d’une violation de données concernant des Renseignements personnels.

Dans l’éventualité où un Incident se produisait, nous aviserons toute personne concernée par cet Incident en conformité avec la loi et nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé en plus de prendre les mesures raisonnables afin d’éviter que d’autres Incidents se produisent.

13. Modification

Hub6 se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment et pour toute raison qu’elle juge nécessaire. En cas de modification de la présente Politique, la version mise à jour de la Politique sera publiée et mise à disposition sans délai et entrera en vigueur immédiatement suite à son affichage sur le Site Web. Votre utilisation continue du Site Web et/ou des services disponibles après de telles modifications constituera votre : (a) reconnaissance de la Politique telle que modifiée ; et (b) une entente pour respecter et être lié par cette Politique.

La version de la présente Politique applicable à chaque fois que vous accédez au Site Web est celle en vigueur à la date et à l’heure auxquelles l’Utilisateur y a accédé, telle qu’affichée sur le Site Web à ce moment-là.

14. Déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que la présente Politique n’a pas été appliquée, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des Renseignements personnels, identifié ci-bas, ou à la Commission.

15. Renseignements

En tant que responsable du traitement de vos Renseignements personnels, Hub6 a nommé un responsable de la protection des Renseignements personnels qui sera en charge de l’application de la présente Politique et de la conformité permanente de Hub6 à la Politique. Si vous avez des questions concernant cette Politique ou souhaitez exercer quelque droit qui vous est garanti par la présente Politique, veuillez contacter notre responsable de la protection des Renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Anthony Quevillon
aquevillon@hub6.com
6000 boul. Rome, Suite 300
Brossard, Québec, J4Y 0B6
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Dernière mise à jour : 10 mai 2024