Politique de confidentialité


 

Bienvenue sur le site www.hub6.com, incluant ses fonctions, applications, services ou sites web associés, dont le portail client de l’entreprise auquel la clientèle a accès (« Site web »), opéré par Hub6 inc. (« Hub6 », « nous », « nos »). Hub6 s’engage au respect de la vie privée de ses clients, partenaires et tous les autres visiteurs de son site Web (« Utilisateurs », « vous », « vos ») de même qu’à la protection de leurs Renseignements personnels, tel que définis ci-après.

La présente politique de confidentialité (« Politique ») a pour objectif de fournir des informations sur les Renseignements personnels que nous recueillons et traitons dans le cadre de votre utilisation du Site web. Vous trouverez également les différentes façons de nous contacter afin, entre autres, d’obtenir plus d’information au besoin.

Le Site web est administré à partir du Québec, au Canada. Hub6 exerce toutefois des activités et recueille des Renseignements personnels dans plusieurs juridictions, dont en Union Européenne (« UE »). Cette Politique tient ainsi compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en vigueur au Québec, de son pendant fédéral la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, du Règlement Général sur la Protection des données de l’UE ainsi que de toute autre loi à laquelle Hub6 pourrait être sujet dans le cadre de ses activités (collectivement « Loi(s) »).  Les Renseignements personnels que vous allez fournir à Hub6 ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles prévues par la Loi applicable et en conformité avec la présente Politique.

En utilisant le Site web ou en y fournissant vos Renseignements Personnels, vous consentez à leur cueillette, utilisation, divulgation et conservation selon les termes des présentes.

Nous vous conseillons de lire attentivement cette Politique. À défaut d’y consentir, veuillez ne pas nous divulguer vos Renseignements personnels et cesser d’utiliser le Site web. Vous pouvez également exercer tout désabonnement ou nous faire parvenir un courriel aux coordonnées indiquées dans la section intitulée « Pour en savoir plus à propos de cette politique ».

Champ d’application

Cette Politique s’applique aux Renseignements personnels des Utilisateurs transmis à Hub6 via le Site web ou par tout autre moyen écrit ou oral tel que par courriel ou au téléphone. Les Renseignements personnels sont recueillis lors de votre utilisation du Site web, de vos échanges avec nous ainsi que dans le cadre des relations d’affaires de Hub6 avec ses partenaires et clients.

La présente Politique ne s'applique pas aux renseignements personnels des employés, consultants ou autres individus liés à Hub6, ni à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel, tel ceux de nature exclusivement commerciale.

Qu’est-ce qu’un Renseignement personnel?

Un renseignement personnel consiste en toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique, par référence à un seul élément ou en combinaison de plusieurs. Cela inclut, sans limitation, le prénom, nom, numéro de téléphone, adresse civique, adresse courriel, informations de carte de crédit ou de compte PayPal, certains renseignements en lien avec un emploi actuel ou ancien, un profil professionnel, etc. (collectivement « Renseignements personnels »).

Collecte des Renseignements Personnels

Nous recueillons les Renseignements Personnels avec votre consentement ou selon ce que les Lois en vigueur permettent ou exigent. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la Loi applicable. Lorsque vous nous communiquez des Renseignements Personnels d'une autre personne, à titre de client ou autrement, vous êtes responsable de ces renseignements et nous présumons que vous avez obtenu le consentement valide de cette personne nous permettant ainsi de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément aux termes de la présente Politique.

Les services de Hub6 ne sont pas destinés aux mineurs. Aussi, nous ne collectons ni ne traitons en connaissance de cause des Renseignements personnels sur ces derniers. Par votre utilisation du Site Web, vous déclarez et garantissez que vous avez atteint l’âge légal de la majorité dans votre lieu de résidence ou que vous êtes autorisé à utiliser le Site web par le titulaire de l’autorité parentale à votre égard. Dans l’hypothèse où nous aurions connaissance de la collecte de Renseignements personnels de mineurs sans une telle autorisation, nous prendrions les mesures appropriées afin de supprimer ces Renseignements personnels de nos serveurs et de ceux de nos partenaires.

Hub6 limitera la collecte de Renseignements personnels, autant en ce qui concerne leur nature que leur volume, à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. Nous verrons également à nous assurer que les Renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour.

Traitement de vos Renseignements Personnels

Les Renseignements personnels que nous recueillons servent divers objectifs de nature administrative, commerciale, contractuelle ou légale. Hub6 s’assurera de respecter les droits des Utilisateurs lors du traitement de leurs Renseignements personnels, soit en s’assurant de leur consentement ou que tel traitement est autrement permis par la Loi, notamment sur la base de l’intérêt légitime de Hub 6 de promouvoir ses services ou de la nécessité à l’exécution d’un contrat.

De manière plus spécifique, Hub6 utilise vos Renseignements personnels pour les fins suivantes :

Gestion du Site Web

Hub6 utilise les Renseignements personnels qui sont nécessaires à l’administration du Site web, notamment afin de (i) vous permettre d’utiliser le Site web ainsi que les services y étant offerts; (ii) vous créer un compte dans le portail client; (iii) entretenir, mettre à jour et améliorer le Site Web; et (iv) vous offrir du support technique.

 

Communication avec les Utilisateurs

Les Renseignements personnels que vous nous fournissez directement servent également à gérer les demandes reçues via les formulaires en ligne. Il peut s’agir d’une demande d’information, de rendez-vous, ou d’un courriel envoyé directement à Hub 6 par l’Utilisateur à partir du Site web. Les Renseignements personnels comprennent alors le message de l’Utilisateur ainsi que toute communication ultérieure.

Aussi, selon la nature et l’évolution des échanges lors d’une prise de contact initiale, vos Renseignements personnels pourraient également être utilisés à d’autres fins, incluant la préparation d’une offre de service, référence à l’un de nos partenaire, sollicitation commerciale, etc.  Les dispositions pertinentes de la présente Politique s’appliqueront alors.

Ententes avec les clients et partenaires d’affaires et sous-traitants

Hub6 pourra être amené à traiter des Renseignement personnels vous concernant lorsque vous concluez un contrat avec nous en qualité de client, prestataire de service ou partenaire d’affaires, ceci de la manière nécessaire à la mise en œuvre des ententes en cours, notamment à des fins de facturation, gestion des comptes et autres affaires administratives.

Hub6 agit également dans certains cas comme sous-traitant de Renseignements personnels pour le compte de ses clients. Dans une telle éventualité, ce sont alors ces clients qui ont le contrôle sur vos Renseignements personnels et qui déterminent notamment la nature des informations collectées, les finalités d’utilisation, les moyens de traitement, la durée de conservation, etc. Hub6 traite alors les Renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de la prestation de ses services exclusivement en conformité avec les instructions de ses clients, les ententes en cours et la présente Politique.

Envoi de l’infolettre

Nous recueillons votre adresse courriel lorsque vous adhérez à notre infolettre afin de vous informer de notre offre de service et de celle de nos partenaires. Vous pouvez à tout moment et sans justification demander à ne plus recevoir notre infolettre et, plus généralement, nos communications relatives à nos services, actualités et évènements. Toute communication électronique de notre part ou envoyée de la part d'un tiers inclut des instructions vous informant comment vous désabonner des communications à venir.

Droits et obligations en vertu d’une Loi

Hub6 utilisera les Renseignements personnels de la manière nécessaire afin de se conformer à toute Loi, ainsi qu’aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et la défense de nos droits en cas de contentieux.

Durée de conservation des Renseignements personnels

La conservation des Renseignements Personnels est d’une durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées par la présente Politique ainsi que durant la période requise par toute Loi applicable, le cas échéant, notamment la règlementation fiscale

Fichiers témoins et journaux

Le Site web utilise des témoins de connexion (cookies) afin de faciliter votre navigation sur le Site web. Ces témoins recueillent des données informatiques tel le système d’exploitation de l’appareil utilisé pour la connexion, le type de logiciel de navigation, les pages web ayant été consultées, l’emplacement géographique du fournisseur de service Internet, etc. Le Site web emploie aussi des fichiers journaux pour recueillir des statistiques, améliorer notre service ou à des fins de reciblage publicitaire.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur afin de refuser les témoins de connexion. Le paramétrage des cookies peut se faire directement via votre navigateur internet et permet, selon le type de navigateur utilisé, de refuser systématiquement les cookies lors de la navigation ou leur autorisation au cas par cas. Veuillez toutefois noter qu’en désactivant les cookies, il est possible que vous ne puissiez pas profiter de certaines fonctionnalités disponibles sur notre Site Web.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

Hyperliens

Pour votre commodité, le Site web peut inclure des hyperliens vers des sites internet externes opérés par des tiers. En cliquant sur ces hyperliens, vous quitterez le Site web vers ceux de tiers, lesquels peuvent faire l'objet de politiques et de pratiques de protection de la confidentialité différentes. La présente Politique n'est plus applicable lorsque vous quittez notre Site web. Veuillez consulter les politiques en matière de confidentialité de ces autres sites sur lesquels vous êtes redirigé avant de fournir des Renseignements Personnels. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de communication de Renseignements Personnels d'autres entités auxquelles vous pouvez accéder à partir de notre Site web, et nous n'acceptons aucune responsabilité à cet égard.

Divulgation des Renseignements personnels

Hub 6 s’engage à ne partager vos Renseignement personnel que si vous en faites la demande, sur la base de votre consentement ou si la divulgation est soit exigée ou autorisée par la Loi.

Nous pourrions ainsi partager vos Renseignements Personnels avec des fournisseurs, partenaires, consultants, employés, ou autres tierce parties de la manière nécessaire pour rendre nos services et gérer le Site Web. Nous pourrions également communiquer des informations qui incluent des Renseignements personnels à nos agences de marketing, ceci à des fins de promotion commerciale aux conditions permises par la Loi.

Nos prestataires de services et partenaires sont choisis pour leur expertise et leur fiabilité. Ils agissent en notre nom et selon nos instructions. Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos Renseignements personnels que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales. Nous prenons les moyens raisonnables pour assurer que tout tiers fournisseur de services offre un environnement sécuritaire et adéquat et des mesures sécuritaires similaires à celles exigées par les Lois applicables afin que vos Renseignements personnels soient protégés en permanence.

Veuillez également noter que les Lois applicables, autant au Québec que dans d’autres juridictions, peuvent faire en sorte qu’un gouvernement, une cour de justice ou un organisme étatique soient autorisés à exiger la divulgation de vos Renseignements personnels. Nous n’assumons aucune responsabilité à cet égard et ne nous opposeront pas à la divulgation de vos Renseignements personnels advenant le cas où elle serait imposée par une Loi locale. Nous pourrions également communiquer vos Renseignements aux destinataires que nous estimons appropriés afin d’exercer ou nous défendre de toute poursuite judiciaire.

Stockage et Transfert

Les Renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans des serveurs sécurisés à accès restreints, basés principalement au Québec et aux États-Unis, soit sur nos propres serveurs ou sur ceux de tiers fournisseurs de services. Certains consultants, employés ou tierces parties avec lesquels nous partageons des Renseignements personnels peuvent également se trouver dans diverses juridictions.

Dans la mesure où des Renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Québec, nous prendrons les mesures requises par les Lois applicables, qui pourraient notamment inclure selon le cas: (i) l’obtention de votre consentement avant de procéder au transfert; (ii) la mise en place de règles d’entreprises contraignantes; (iii) l’adoption de clauses types de protection des données approuvées par la Commission Européenne; ou (iv) l’obtention de garanties appropriées de la part des destinataires des Renseignements personnels dans le pays tiers à l’effet que ces derniers sont adéquatement protégés.

Sécurité

Le Site web conserve les Renseignements Personnels compilés dans un environnement sécurisé et diverses mesures pour empêcher leur divulgation, utilisation, altération ou destruction non autorisée ont été mises en place. Le Site web a notamment recours au protocole TSL lors de la transmission de vos Renseignements, à des logiciels anti-virus, des pare-feux (firewall) ainsi qu’à des procédures de sauvegarde informatique. Hub6 a également pris d’autres mesures visant à assurer la sécurité des Renseignements personnels, en plus de ceux mentionnés ailleurs dans la présente Politique, qui incluent notamment (i) l’accès limité aux Renseignement personnels par le personnel ayant besoin d’y accéder pour exécuter leurs tâches (service à la clientèle, administration, contrôleur, etc.), ceux-ci étant tenu à la confidentialité dans l’exercice de leurs fonctions; (ii) la protection physique des locaux de Hub6;  (iii) l’examen régulier de nos pratiques et de la présente Politique, etc.

Hub6 s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des Renseignements personnels conforme aux dernières innovations technologiques.

Limitation de responsabilité

Malgré ce qui précède, l’Utilisateur déclare reconnaître qu’aucun système informatique n'offre une sécurité absolue et que la protection des Renseignements personnels ne peut être totalement garantie sur le réseau public qu’est l’internet. Lorsque vous utilisez internet pour transmettre vos Renseignements Personnels, un risque d’interception, de perte ou de modification est toujours présent. Toute transmission de Renseignements personnels par l’Utilisateur est ainsi effectuée à ses risques et périls.

L’Utilisateur accepte ainsi que Hub6 ne pourra être tenu responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des Renseignements personnels transmis ou hébergées sur ses systèmes ou ceux d’un tiers et déclare renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grossière ou de faute intentionnelle de la part de Hub6.  En conséquence, l’Utilisateur accepte de dégager Hub6 et de ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires d’affaires de la responsabilité pour tous dommages de quelque nature que ce soit, qu’ils soient directs ou indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs en lien avec l’utilisation de ses Renseignements personnels.

En cas de violation de vos Renseignements Personnels engendrant un risque élevé pour vos droits et liberté, la violation vous sera notifiée dans les meilleurs délais et Hub6 prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels de ses Utilisateurs.

Responsable de Hub6 à l’égard des Renseignements Personnels

Hub6 a désigné un responsable de la protection de la confidentialité chargé de superviser la conformité de la présente Politique et de la Loi applicable en matière de protection de vos Renseignements Personnels. Si vous avez des questions, inquiétudes ou plaintes à propos de l’application de la présente Politique ou concernant la gestion de vos Renseignements Personnels, veuillez communiquer avec notre responsable dont les coordonnées sont indiquées dans la section intitulée « Pour en savoir plus à propos de cette politique ».

Droit d’accès, de rectification, d’opposition et de retrait

Hub6 s’engage à vous confirmer l’existence, l’utilisation et la communication de Renseignements Personnels vous concernant, à vous donner accès à ceux-ci et à vous permettre de les rectifier au besoin.

En tant qu’Utilisateur, vous bénéficiez également d’un droit d'opposition, d’effacement et de portabilité quant à vos Renseignements Personnels.

Le droit d'opposition consiste en la possibilité offerte aux Utilisateurs de refuser, lorsque la collecte est basée sur leur consentement, à ce que leurs Renseignements Personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Veuillez prendre note que nous pourrions être dans l'impossibilité de vous fournir certains services ou l’accès à certaines fonctionnalités du Site web si vous retirez ou refusez de nous donner votre consentement à l'égard de la présente Politique pour l’utilisation de vos Renseignements Personnels.

Le droit de retrait, ou droit à l’oubli, s’entend comme le choix que peut faire un Utilisateur de demander à ce que ses Renseignements Personnels ne figurent plus dans un fichier de consultation, diffusion ou de transmission. Hub6 s’engage à prendre les moyens nécessaires afin que vos Renseignements Personnels soient effacés dès que vous aurez exercé votre droit de retrait, sauf dans les cas où la Loi permet ou exige qu’ils soient conservés.

Vous pouvez également demander la portabilité de vos Renseignements personnels, soit le transfert vers vous ou un tiers de vos Renseignements personnels, dans la mesure où cela est applicable et sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier Hub6 pour les conserver.

Pour pouvoir exercer ces droits, nous vous invitons à communiquer par écrit avec notre responsable au traitement des Renseignements Personnels indiquées dans la section intitulée « Pour en savoir plus à propos de cette politique ». Dans tous les cas, nous traiterons les demandes d'accès ou de modifications conformément à la Loi applicable.   

Modification de la présente Politique

Nous nous réservons le droit unilatéral d'apporter à tout moment des modifications à la présente Politique. Telles modifications seront affichées sur le Site web et entreront en vigueur immédiatement après l'affichage. Nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer, soit par une mention spéciale sur le Site web, un avertissement personnalisé, notamment dans le cadre de l’envoi de nos infolettres, ou autrement.

En continuant à utiliser le Site web après la publication d’une mise à jour, vous consentez à ce que nous utilisions vos Renseignements personnels conformément à la politique amendée.

Juridiction

La présente Politique ainsi que l’utilisation que vous ferez du Site web sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada s’y appliquant. Si l’utilisation que vous faites du Site web devait entraîner un différend, celui-ci devra être résolu en fonction des lois applicables dans la province Québec et du Canada, par un tribunal compétent du district judiciaire de Longueuil, province de Québec.

Conseils juridiques, comptables et fiscal

Tout conseil professionnel inclus sur le Site web ou dans quelque communication que ce soit en provenance de Hub6 peut ne pas comporter une description complète de tous les faits pertinents ou une analyse exhaustive de toutes les interprétations et dispositions en vigueur émises par les autorités législatives et fiscales.

 

Tout message, ainsi que ses pièces jointes, est destiné exclusivement au(x) destinataire(s) prévu(s), est confidentiel et peut contenir des renseignements privilégiés. Si le récipiendaire d’un message n’en est pas le destinataire prévu, la modification, la retransmission, la conversion en format papier, la reproduction, la diffusion ou toute autre utilisation du message et de ses pièces jointes sont strictement interdites. Le récipiendaire qui n’est pas le destinataire prévu, est invité à aviser immédiatement l’expéditeur en répondant audit message et à le supprimer ainsi que toutes ses pièces jointes.

 

Pour en savoir plus à propos de cette Politique

Si vous avez des questions concernant cette Politique ou une demande écrite à faire parvenir à notre Responsable au traitement des Renseignements Personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous en utilisant l’un ou l’autre des modes de communication suivants :

HUB6 INC.

6000 boul. Rome, bur. 410

Brossard (Québec) J4Y 0B6

T : 438-315-4826 | info@hub6.com

Personne responsable de la protection des renseignements personnels:

Anthony Quevillon

T : 438-315-4826 | aquevillon@hub6.com

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